Uitdagende mestadministratie voor Elshof

Hans en Elsbeth Elshof doen waar ze goed in zijn: meerdere grootschalige varkensbedrijven runnen in Noord-Nederland. Vanuit de locatie in Marum wordt de administratie geregeld voor de andere bedrijven, verspreid over Groningen, Friesland en Overijssel. Ook de drie zonen Wilco, Corné en Edwin en de twee dochters Elien en Sanne zijn actief betrokken bij het bedrijf. Zo zijn ze allemaal eigenaar van hun eigen varkensbedrijf binnen de Porc D’Or Group. De familie is ook druk met nevenactiviteiten, al dan niet gerelateerd aan het agrarische. Alle kinderen hebben naast de aansturing van het werk op hun eigen bedrijf ook een taak binnen één van de nevenactiviteiten. Een zeer ondernemende en gedreven familie dus!

Ontzorging

Elk jaar weer wordt alle informatie verzameld voor de mestboekhouding en de Gecombineerde opgave van alle bedrijven en bijbehorende locaties. Dat is een hele klus, gezien de grote dieraantallen en de diversiteit aan dierstromen tussen de vele locaties en tussen de afzonderlijke bedrijven. Hans: “Wij besteden dit liever uit dan dat we dit zelf doen. Het is gewoon prettig dat we hierin ontzorgd worden, zodat wij ons op het bedrijf met andere zaken bezig kunnen houden. Wij doen liever iets waar we goed in zijn.” En dat kan de familie Elshof inderdaad.
“Iedereen heeft een eigen taak”, benadrukt Hans. De kinderen runnen hun eigen bedrijf en Hans neemt steeds meer een coördinerende rol op zich. Voor de werkzaamheden rondom de mestadministratie en Gecombineerde opgave heeft Hans bewust gekozen voor een onafhankelijke en niet-commercieel betrokken partij. Naast mestadvies verzorgt DLV Advies ook benchmarken van bedrijfsresultaten voor Elshof en neemt het bedrijf deel aan een studiegroep.

Juiste registratie garanderen

Het invoeren van alle gegevens in de systemen en het controleren daarvan wordt gedaan door Gerben Schrijver, adviseur Intensief bij DLV Advies. “Dat begint al in de loop van het jaar met de mestprognose, de berekening voor de hoeveelheid te verwerken mest en de benodigde hoeveelheden varkensrechten van elk afzonderlijk bedrijf. Ik controleer of de partijen zich houden aan de afspraak omtrent de hoeveelheid te verwerken mest en regel eventueel de aanvullende en of overtallige VVO’s / 3PO’s.” Gerben controleert ook de juiste registratie hiervan bij RVO. “In de loop van het jaar wordt berekend of er voldoende varkensrechten zijn. Dan wordt ook per bedrijf bekeken of rechten gekocht of geleased worden. Ook kijk ik gedurende het jaar of de hoeveelheid af te zetten mest op niveau ligt.“

Uitwisseling varkens maakt het complex

In januari zet Gerben de laatste afgevoerde mest, het geleverde voer per locatie en de aan- en afgevoerde dieren per locatie in het systeem. Dat is niet eenvoudig, aangezien de varkens tussen de locaties van de verschillende bedrijven uitgewisseld worden. Het overzicht is hierbij het belangrijkste, alleen naar een individueel bedrijf kijken is een verkeerde werkwijze. Hans: “Gerben heeft het overzicht over al onze bedrijven, omdat hij inmiddels al jarenlang de mestboekhouding voor ons verzorgt. Dit zouden we niet anders meer willen, ook omdat hij onze bedrijven goed kent en weet waar hij rekening mee moet houden bij een bedrijf met meerdere locaties. Je kunt niet zomaar iets invullen, je moet het geheel overzien en snappen welke stromen er binnen en tussen de diverse ondernemingen zijn.”

Zekerheid bij controle door RVO

Alle informatie wordt digitaal bewaard, maar ook nog steeds op papier in de DLV Advies mappen. Deze mappen vormen over een periode van 10 jaar een keurige rij in de archiefkast van Elshof.

Verder benadrukt Hans dat hij zo meer zekerheid heeft dat alles goed wordt doorgegeven bij een eventuele controle van RVO. “Ik ben toch de eindverantwoordelijke, dus dan wil ik wel zeker weten dat het goed gebeurt.” Bij zo’n controle is de werkwijze dat de adviseur van DLV Advies de aanvullende gegevens doorgeeft aan RVO en de correspondentie regelt en afwikkelt. Mocht er een keer een controle komen van de NVWA, dan is de adviseur aanwezig om het gesprek te voeren met de controleur. Hans: “Ik heb daar helemaal geen zin in, ik houd me liever bezig met de dingen waar ik goed in ben.”

Gecombineerde opgave 2020

Op dit moment is Gerben ook voor Elshof bezig met de Gecombineerde opgave (GO) 2020. Die moet voor 15 mei worden ingediend. De GO lijkt voor een varkensbedrijf wat minder belangrijk, maar dat is volgens Hans zeker in het huidige tijdperk niet waar. Uiteraard is belangrijk is dat de grond correct wordt opgegeven en dat de betalingsrechten correct geregistreerd staan. Gerben coördineert dit. Hans: “Veel belangrijker vind ik dat de gehouden dieraantallen per locatie en houderijsysteem correct worden opgegeven en dat die in overeenstemming zijn met de milieuvergunning en Wet natuurbescherming van de onderliggende locaties. Het verleden heeft bewezen dat dieraantallen uit de GO mede bepalend zijn voor toekomstige beslissingen. Daarom vind ik het belangrijk dat er veel aandacht aan dit onderdeel geschonken wordt."