Scherpe onderhandeling loont en dekt risico

Een varkenshouder handelt dagelijks met verschillende partijen. Met leveranciers van goederen, met afnemers van mest of met leveranciers van diensten, zoals banken en verzekeraars. Naarmate de bedrijven groter worden, wordt ook het effect van een minder succesvolle deal of onderhandelingspositie groter.

Vastleggen

In de sector zelf is er soms verbazing over het gemak waarmee de zaken beklonken worden. “Als een veehouder besluit over te stappen naar een andere voerleverancier, dan wordt er zonder contract of afspraak een volledige vracht voer geleverd van enkele tienduizenden euro’s. Dat is in het reguliere bedrijfsleven vrijwel ondenkbaar”, vertelt Marco Hol (DLV Advies). Hol is gespecialiseerd in het afhandelen van claims en wordt in de praktijk dagelijks geconfronteerd met geschillen, juist omdat er op basis van vertrouwen gehandeld wordt. “Ik sta er soms van te kijken wat er niet wordt vastgelegd.” Hol noemt als voorbeeld het afvoeren van mest door een intermediair. “De veehouder en de intermediair hadden een afspraak gemaakt aan het begin van het jaar over de hoeveelheid af te voeren mest en de prijs per ton. Dat werd alleen niet bevestigd met een datum en een handtekening. Toen later dat jaar de rekening in de bus viel, bleek de loonwerker zich niet aan de afspraak te hebben gehouden. Maar als varkenshouder heb je dan geen voet om op te staan."

Het voorbeeld van Marco Hol is er één van de zovelen die jaarlijks in de sector worden vastgesteld. Soms gaat het over de prijs, maar ook andere onderdelen van het onderhandelingsproces kunnen ter discussie gesteld worden, vertelt Melissa van de Kam (adviesorganisatie Boer en Wet). Zij haalt het voorbeeld aan van een loonwerker die een spaakwielbemester kocht. “Er was wel onderhandeld over de prijs, maar niet over de leveringsvoorwaarden. De spaakwielbemester kwam pas na het seizoen binnen, wat de loonwerker met extra kosten én imagoschade opzadelde.”

Overeenkomsten

Natuurlijk is niet alles te voorkomen, maar volgens Van de Kam is er veel aan de voorkant in te dekken. “Binnen Boer en Wet bieden we standaard­ modellen voor bijvoorbeeld huurovereenkomsten. Deze kun je downloaden via onze portal en voorzien van een handtekening en dagtekening, zodat ze rechtsgeldig zijn.”
Net als huurovereenkomsten zijn arbeidsovereenkomsten volgens Van de Kam eenvoudig in een model te gieten. Zij geeft echter wel aan dat de veehouder zelf moet nadenken over de werkzaamheden die de mede­ werker moet uitvoeren. “Hooguit 10 procent van de veehouders heeft een Risico­inventarisatie en ­Evaluatie (RI&E) klaarliggen. Bij een ongeval van een medewerker kan het bij de verzekering komen tot een geschil, als een ver­plichting tot een RI&E in de voorwaarden staat maar die niet aanwezig is.” 

Marco Hol wijst op aandachtspunten in de arbeidsovereenkomst ten aanzien van werkzaamheden. “In het arbeidscontract moet de toevoeging staan dat de werknemer zelf verantwoordelijk is voor het gebruik van beschermende maatregelen die de erkgever aanbiedt. Er alleen voor zorgen dat er een veiligheidsbril aanwezig is als een werknemer met een slijptol moet werken, is niet meer voldoende. Je moet hem er schriftelijk op gewezen hebben dat hij er zelf voor verantwoordelijk is.”

Nieuwe leverancier

Wie een contract aangaat met een nieuwe werknemer of een nieuwe afnemer, heeft de gelegenheid om zelf de voorwaarden te stellen. “In de landbouw is het gebruikelijk dat de afnemende partij de voorwaarden opstelt. Dat is eigenlijk heel apart”, vertelt Hol. Volgens Hol moet je de onderhandelingen ook positief durven te benaderen. “In contracten met aannemers worden boeteclausules vastgelegd als de bouw vertraagd wordt. Dat is logisch, want je kunt pas later gaan verdienen. Maar waarom leg je niet vast dat er een bonus gegeven wordt als de bouw eerder afgerond is? Dan heb je als varkens­houder ook eerder rendement van je investeringen en het zorgt voor een positieve sfeer.”

Alles is in potentie onderhandelbaar. Zelfs met banken kun je onderhandelen, zegt een adviseur die trainingen geeft aan veehouders over professioneel onder­handelen, al heeft hij gemerkt dat varkenshouders zich daar nauwelijks van bewust zijn. Ook het onderhandelen met leveranciers of afnemers waar ze nog een credi­teurenpost open hebben staan, maakt varkenshouders terughoudend in het onderhandelen met die betreffende leverancier. Hol neemt het voorbeeld van een varkenshouder die nog een crediteurenpost open heeft staan bij zijn veehandelaar. “Uit vergelijkingen bleek dat hij via die handelaar struc­tureel te weinig ontving voor zijn varkens. Hij ging de onderhandelingen met open vizier aan en praatte over het bedrag dat open stond. Er werd een rentepercentage afgesproken en een termijn van aflossing. Vervolgens werd er gestart met onderhandelingen, want de ballast was afgehandeld.”

Geschillen

Hoewel er aan de voorkant altijd de bereidheid is om er samen uit te komen, kunnen onderhandelingen uitlopen in geschillen. Melissa van de Kam wijst andermaal op de noodzaak om afspraken vast te leggen. “Afspraken vast­leggen is geen motie van wantrouwen, al wordt dat soms wel zo geïnter­preteerd.” Maar zelfs als er een paraaf onder een overeenkomst staat, kan het uitlopen op een geschil. Juist in de agrarische sector wordt zo’n geschil gelijkgesteld met een ruzie, terwijl dat volgens Hol niet hoeft te zijn. ”Een geschil na een klacht hoeft niet noodzakelijk het einde van een handelsrelatie te betekenen. Mijn ervaring is dat partijen – dankzij de hulp van een goede gespreksleider met kennis van zaken – door een geschil kunnen komen.”
Ondersteuning met een onafhankelijke gespreksleider gebeurt op neutraal terrein en in het bijzijn van specialisten, vertelt Hol. “Een onafhankelijk persoon moet weten waar het probleem zit en wat de consequenties zijn. Als er verkeerd voer geleverd is, dan moet de neutrale persoon kunnen inschatten wat de financiële gevolgen in de stal zijn. Bij zo’n gesprek kom je er samen vaak uit, want niemand is de relatie begonnen om met ruzie te eindigen.”

De adviseur voor professioneel onderhandelen is het daarmee volledig eens: “Beide partijen moeten de intentie hebben om er samen goed uit te komen. Anders kun je geen vertrouwens­relatie opbouwen en dat is toch juist wat de meeste landbouwers uiteinde­lijk verkiezen. En de zakenpartners willen altijd zaken doen.” 

Samenwerking

Boer & Wet is een samenwerking van DLV Advies en Goorts + Coppens Advocaten en Adviseurs. Zij zorgen voor inzicht in bedrijfsrisico’s en  dat ondernemers bewust kunnen kiezen welke risico’s ze nemen en welke ze tot een minimum willen beperken.

Meer informatie

Meer weten over wat Boer & Wet voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem voor meer informatie contact op met Marco Hol of Melissa van de Kam.

Lees het volledige artikel in Varkensbedrijf (november 2017).